Mają Państwo pytania lub są zainteresowani naszymi rozwiązaniami? Prosimy o kontakt.
+48 61 81 254 14

Workflow

Prawidłowy obieg w firmie każdego dokumentu zapewnia właściwe funkcjonowanie nawet największej instytucji. Dzięki wprowadzeniu rozwiązania DMS (Document Management System) znacznie wzrośnie wydajność i skróci się czas pracy z materiałami służbowymi, księgowymi, urzędowymi itp.

 

Elektroniczny obieg dokumentów naszego autorstwa esFLOW umożliwia zautomatyzowanie procesów. Gwarantujemy optymalizację pracy wszystkich działów w firmie. Wdrożenie esFLOW w krótkim czasie wpłynie na:

 

  • wzrost efektywności - dzięki zmniejszeniu liczby materiałów papierowych i eliminacji zbędnych etapów pracy z dokumentem,
  • skrócenie procesu obsługi Klientów poprzez szybszą reakcję na zapytania o status sprawy i dokumentu,
  • zmniejszenie kosztów przechowywania informacji - scalenie wszystkich danych w jednym systemie,
  • usprawnienie procesu kontroli - usystematyzowanie i polepszenie przepływu informacji w firmie.

Właściwe zdefiniowanie ścieżek obiegu dokumentów w systemie typu workflow jest istotne dla jego prawidłowego działania. Pozwala na natychmiastową identyfikację tzw. „wąskich gardeł”, w których są przetrzymywane dokumenty, co spowalnia lub wstrzymuje często kluczowe procesy decyzyjne. System esFLOW to w pełni konfigurowalny program, który umożliwia dostosowanie zadań do profilu jednostki, oddziału, firmy, poprzez:

  • zmianę typu lub obiegu już przetwarzanego dokumentu,
  • dołączanie załączników,
  • konsultacje,
  • zastępstwa.

Każdy użytkownik, otrzymując określoną listę zadań do wykonania, może sprawdzić historię obiegu danego dokumentu. Jest on informowany automatycznie o opóźnieniach w wykonywaniu zleceń i posiada stały oraz natychmiastowy dostęp do materiału elektronicznego (w zależności od posiadanych uprawnień). Sprawne działanie esFLOW jest zagwarantowane przez współpracę z zewnętrznym archiwum esDOC, w którym przechowywane są skany i pozostałe dokumenty elektroniczne, z jakimi pracuje użytkownik: dokumenty tekstowe typu Word, OpenDocument, faks, e-mail, video, itp.

Korzystanie z esFLOW jest bezpieczne a informacje są udostępniane tylko i wyłącznie uprawnionym użytkownikom. Dostęp do dokumentu może być określony na poziomie strony lub jej fragmentu.

W esFLOW każdy wgląd do dokumentu jest rejestrowany, co - wraz z wbudowanymi narzędziami kontroli przebiegu procesów biznesowych - umożliwia efektywne raportowanie działań podjętych przez użytkowników.

Wyjątkową zaletą esFLOW jest kompatybilność programu w komunikacji z innymi systemami użytkowanymi przez klienta: księgowymi, CRM, ERP itp. Tryb esFLOW umożliwia automatyczny import i eksport danych, dzięki czemu archiwum można rozbudowywać o kolejne moduły w zależności od potrzeb klienta.

Obecnie system obsługuje następujące moduły:

  • esCRM: moduł służący do zarządzania kontrahentami i kontaktami z nimi, posiada wbudowany kalendarz z zadaniami do wykonania, przypomnienia, ewidencję spotkań i dokumentów związanych z Klientem,

  • esPOST: moduł umożliwiający prowadzenie rejestracji dokumentów przychodzących do firmy i wychodzących z niej (wraz z elektroniczną książką podawczą),

  • esARCH: moduł, który wspomaga obsługę archiwum papierowego w firmie poprzez umożliwienie rejestracji składowania oryginału papierowego na podstawie kodu kreskowego oraz informacji o stanie tego dokumentu: zamówiony, wypożyczony, odebrany, zwrócony.
Ab Ab Ab