Workflow

Ein richtiger Workflow von jedem Dokument im Unternehmen garantiert ein reibungsloses Funktionieren selbst der größten Organisation. Mit der Einführung der DMS-Lösung (Document Management System) wird die Effizienz deutlich erhöht und die Arbeitszeit an Dienst-, Buchhaltungs-, amtlichen Unterlagen etc. verkürzt.

 

Der von uns entwickelte elektronische Dokumentenworkflow esFLOW ermöglicht die Automatisierung von Prozessen. Wir garantieren, dass dadurch die Arbeit sämtlicher Abteilungen im Unternehmen optimiert wird. Die Einführung von esFLOW bewirkt in kurzer Zeit:

  • Effizienzerhöhung – durch Reduzierung der Menge von Papierunterlagen und Beseitigung entbehrlicher Etappen bei der Arbeit an einem Dokument,

  • Verkürzung des Kundenbetreuungsprozesses durch eine schnellere Reaktion auf Anfragen nach dem Status des jeweiligen Falls und Dokuments,

  • Reduzierung der Kosten für die Speicherung von Informationen – Integration sämtlicher Daten in einem System,

  • Verbesserung des Kontrollprozesses – Systematisierung und Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen.

Für eine richtige Funktion eines Workflowsystems ist von wesentlicher Bedeutung, dass die Pfade für den Dokumentenworkflow korrekt definiert werden. Dies ermöglicht eine sofortige Erkennung der sog. „Engpässe“, d.h. Stellen, wo ein Mitarbeiter das benötigte Dokument zu lange bearbeitet und dadurch oft die wichtigsten Entscheidungsprozesse hemmt oder behindert. Das System esFLOW ist eine völlig frei konfigurierbare Anwendung, die eine Abstimmung der Aufgaben auf das Profil der jeweiligen Einheit, Abteilung oder des Unternehmens ermöglicht, und zwar durch:

  • Änderung des Typs oder des Workflows des bearbeiteten Dokuments,
  • Beifügen von Anlagen,
  • Beratungen,
  • Vertretungen.

Jeder Benutzer, der eine bestimmte Liste mit auszuführenden Aufgaben erhält, kann die Workflowhistorie des betreffenden Dokuments prüfen. Er wird automatisch über Verzögerungen bei der Durchführung der Aufträge informiert und hat einen festen und sofortigen Zugriff auf elektronische Dokumente (je nach vorhandenen Berechtigungen). Die effiziente Funktion des Systems esFLOW ist durch Zusammenarbeit mit einem externem esDOC-Archiv gewährleistet, in dem eingescannte Unterlagen und sonstige elektronische Dokumente, an denen der Anwender arbeitet, wie Textdokumente im Word- und OpenDocument-Format, Faxe, E-Mails, Videos, u.a. gespeichert werden.

Die Benutzung von esFLOW ist sicher und die Informationen werden nur und ausschließlich den berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf ein Dokument kann auf eine Seite oder einen Abschnitt davon beschränkt werden.

Jede Einsichtnahme in ein Dokument wird von esFLOW registriert, was – zusammen mit den eingebauten Werkzeugen zur Kontrolle der Abläufe von Geschäftsprozessen – eine effektive Berichterstattung über die Aktivitäten der Benutzer ermöglicht.

Ein besonderer Vorteil von esFLOW ist die Kompatibilität dieser Anwendung bei der Kommunikation mit anderen Systemen, die vom Kunden verwendet werden, wie Buchhaltungsanwendungen, CRM, ERP, etc. Der esFLOW-Modus ermöglicht einen automatischen Import und Export von Daten, wodurch das Archiv um weitere Module je nach Bedürfnissen des Kunden erweitert werden kann.

Das System unterstützt derzeit folgende Module:

  • esCRM: Modul zur Verwaltung von Vertragspartnern und Kontakten, mit einem eingebauten Terminkalender mit den auszuführenden Aufgaben und Erinnerungen sowie mit einem Verzeichnis von Terminen und Dokumenten zu einem Kunden,
  • esPOST: Modul zur Registrierung des Ein- und Ausgangs von Dokumenten im Unternehmen (einschließlich des elektronischen Korrespondenzbuches),
  • esARCH: Modul zur Unterstützung des Papierarchivs im Unternehmen durch Registrierung der Aufbewahrung des jeweiligen Papieroriginals anhand des Barcodes und durch Auskunft über den Status dieses Dokuments: bestellt, ausgeliehen, abgenommen, zurückgegeben.

Workflow

Ein richtiger Workflow von jedem Dokument im Unternehmen garantiert ein reibungsloses Funktionieren selbst der größten Organisation. Mit der Einführung der DMS-Lösung (Document Management System) wird die Effizienz deutlich erhöht und die Arbeitszeit an Dienst-, Buchhaltungs-, amtlichen Unterlagen etc. verkürzt.

 

Der von uns entwickelte elektronische Dokumentenworkflow esFLOW ermöglicht die Automatisierung von Prozessen. Wir garantieren, dass dadurch die Arbeit sämtlicher Abteilungen im Unternehmen optimiert wird. Die Einführung von esFLOW bewirkt in kurzer Zeit:

  • Effizienzerhöhung – durch Reduzierung der Menge von Papierunterlagen und Beseitigung entbehrlicher Etappen bei der Arbeit an einem Dokument,

  • Verkürzung des Kundenbetreuungsprozesses durch eine schnellere Reaktion auf Anfragen nach dem Status des jeweiligen Falls und Dokuments,

  • Reduzierung der Kosten für die Speicherung von Informationen – Integration sämtlicher Daten in einem System,

  • Verbesserung des Kontrollprozesses – Systematisierung und Verbesserung des Informationsflusses im Unternehmen.

Für eine richtige Funktion eines Workflowsystems ist von wesentlicher Bedeutung, dass die Pfade für den Dokumentenworkflow korrekt definiert werden. Dies ermöglicht eine sofortige Erkennung der sog. „Engpässe“, d.h. Stellen, wo ein Mitarbeiter das benötigte Dokument zu lange bearbeitet und dadurch oft die wichtigsten Entscheidungsprozesse hemmt oder behindert. Das System esFLOW ist eine völlig frei konfigurierbare Anwendung, die eine Abstimmung der Aufgaben auf das Profil der jeweiligen Einheit, Abteilung oder des Unternehmens ermöglicht, und zwar durch:

  • Änderung des Typs oder des Workflows des bearbeiteten Dokuments,
  • Beifügen von Anlagen,
  • Beratungen,
  • Vertretungen.

Jeder Benutzer, der eine bestimmte Liste mit auszuführenden Aufgaben erhält, kann die Workflowhistorie des betreffenden Dokuments prüfen. Er wird automatisch über Verzögerungen bei der Durchführung der Aufträge informiert und hat einen festen und sofortigen Zugriff auf elektronische Dokumente (je nach vorhandenen Berechtigungen). Die effiziente Funktion des Systems esFLOW ist durch Zusammenarbeit mit einem externem esDOC-Archiv gewährleistet, in dem eingescannte Unterlagen und sonstige elektronische Dokumente, an denen der Anwender arbeitet, wie Textdokumente im Word- und OpenDocument-Format, Faxe, E-Mails, Videos, u.a. gespeichert werden.

Die Benutzung von esFLOW ist sicher und die Informationen werden nur und ausschließlich den berechtigten Benutzern zur Verfügung gestellt. Der Zugriff auf ein Dokument kann auf eine Seite oder einen Abschnitt davon beschränkt werden.

Jede Einsichtnahme in ein Dokument wird von esFLOW registriert, was – zusammen mit den eingebauten Werkzeugen zur Kontrolle der Abläufe von Geschäftsprozessen – eine effektive Berichterstattung über die Aktivitäten der Benutzer ermöglicht.

Ein besonderer Vorteil von esFLOW ist die Kompatibilität dieser Anwendung bei der Kommunikation mit anderen Systemen, die vom Kunden verwendet werden, wie Buchhaltungsanwendungen, CRM, ERP, etc. Der esFLOW-Modus ermöglicht einen automatischen Import und Export von Daten, wodurch das Archiv um weitere Module je nach Bedürfnissen des Kunden erweitert werden kann.

Das System unterstützt derzeit folgende Module:

  • esCRM: Modul zur Verwaltung von Vertragspartnern und Kontakten, mit einem eingebauten Terminkalender mit den auszuführenden Aufgaben und Erinnerungen sowie mit einem Verzeichnis von Terminen und Dokumenten zu einem Kunden,
  • esPOST: Modul zur Registrierung des Ein- und Ausgangs von Dokumenten im Unternehmen (einschließlich des elektronischen Korrespondenzbuches),
  • esARCH: Modul zur Unterstützung des Papierarchivs im Unternehmen durch Registrierung der Aufbewahrung des jeweiligen Papieroriginals anhand des Barcodes und durch Auskunft über den Status dieses Dokuments: bestellt, ausgeliehen, abgenommen, zurückgegeben.
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