Case Study

Kunde aus dem Einzelhandelssektor für Bauchemie

Eine wichtige Frage für Unternehmensgruppen ist ein reibungsloser Informationsfluss und Dokumentenworkflow sowie Zugang zu Informationen und Dokumenten in den einzelnen Gesellschaften der Unternehmensgruppe. Die Firma ESOD hat sich der Herausforderung gestellt, ein System für elektronische Archivierung zu entwickeln und einzuführen und diese selbstentwickelte Lösung mit dem System SAP R/3 in einer Unternehmensgruppe aus der Einzelhandelsbranche für Bauchemie zu integrieren. Die Implementierung dieser Lösung fand nicht nur in den Gesellschaften in Polen, sondern auch in Deutschland statt. Die vorgenannte Lösung wurde mit dem Ziel eingeführt, das in den Unternehmensdokumenten enthaltene Wissen zu ordnen und die Suchzeit nach erforderlichen Informationen zu verkürzen. Aufgrund einer mehrschichtigen Struktur des Unternehmens musste ein Archiv eingerichtet werden, das sämtliche Dokumente des Unternehmens umfasste, auf die gleichzeitig alle dazu befugten Mitarbeiter der einzelnen Gesellschaften der Unternehmensgruppe zugreifen konnten. Die von ESOD angewandte Lösung basiert auf der Anwendung esSCAN zur Verarbeitung von Dokumenten, die mit leistungsfähigen Scannern zusammenarbeitet. Diese Anwendung verfügt über eingebaute Mechanismen zur automatischen Beschreibung von Dokumenten und Validierung der eingegebenen Indexe. Sie ist skalierbar – sie benutzt ein TCP/IP-Kommunikationsprotokoll und ist nach dem Client-Server-Modell aufgebaut. Sie ermöglicht die Zuweisung von Berechtigungen für Personen, die die Dokumente sowohl eingeben als auch durchsehen.

Dokumentenverwaltungsprozesse haben nach Meinung der Vertreter des Unternehmens einen hohen Geschäftswert. Investitionen in innovative Organisations- und Verteilungsverfahren und in die Arbeit mit Dokumenten rentieren sich sehr schnell. Durch den Einsatz von Dokumenten in elektronischer Form – als Standard in polnischen Unternehmen der Unternehmensgruppe – wurde deren Workflow erheblich beschleunigt. Die bisher verstreuten Drucksachen wurden für die berechtigten Anwendungsnutzer jederzeit zugänglich. Mit dem System esSOFT wurde die für die Verschaffung der benötigten Informationen erforderliche Zeit noch weiter verkürzt. Das elektronische Archiv ermöglicht es, eine Vervielfältigung desselben Dokumentes in mehreren Exemplaren zu vermeiden, wodurch das Unternehmen sein traditionelles Archiv auf ein Minimum reduziert hat.

Kunde aus dem Bankgewerbe

Die Inbetriebnahme eines Prozesses zum Einscannen von eingehenden Dokumenten setzt eine genaue Überlegung aller Folgen der Einführung der geplanten Lösungen voraus. Um zu veranschaulichen, wie wir an den Dokumenten unserer Kunden arbeiten, stellen wir Lösungen vor, die wir bei der Zusammenarbeit mit einem Kunden aus dem Bankgewerbe anwenden, für den wir Dokumentationen nach folgendem Modell verarbeiten:

Unser Kunde stellt uns ausgewählte Angaben zu Verträgen und Kunden zur Verfügung, indem er sie in unsere Datenbank exportiert. Nach Vertragsabschluss und Zusammenstellung der Ausgangsdokumentation vor Ort wird vom Kunden eine virtuelle Aktenmappe erstellt. Der Vorgang endet mit dem Ausdrucken einer Vorlage mit Barcode und Beschreibung der Dokumentation (sie enthält eine genaue Liste sämtlicher eingescannten und nicht eingescannten Blätter und Seiten, aufgeschlüsselt nach Haupttypen der Dokumentation und ihren einzelnen Arten). Diese ausführliche Beschreibung wird vom Kunden gefordert, wobei sie für uns nicht notwendig ist, obwohl sich dadurch die Arbeit der Archivare bei dem Kunden und bei Esod (sogar auf der Ebene eines einzelnen Blattes) verifizieren lässt. Das registrierte Dokument kommt in einen Behälter, der zum Transport übergeben wird. Der Transport wird anschließend von uns empfangen und die einzelnen Behälter überprüft. Jeder Vorgang wird elektronisch registriert (es besteht auch die Möglichkeit, eine Bestätigung in Papierform von dem System auszudrucken). Die Transporte kommen zu uns einmal wöchentlich. Wir verfügen über ein für den Transport von „sensiblen“ Dokumenten geeignetes Fahrzeug und der Transport wird vom Personal mit entsprechenden Befugnissen bewacht. Wir empfangen Behälter mit Bankunterlagen verschiedener Art von mehreren Zentren.

Das Ausdrucken von Vorlagen mit dem Barcode kann durch Erzeugen und Ausdrucken des Barcodes selbst ersetzt werden, der direkt auf das Dokument aufgeklebt wird (oder es können sogar Barcodes vom Band verwendet werden, durch die das jeweilige Zeichen mit einem bestimmten Dokumentensatz im System in Verbindung gebracht wird).

Steht dem die Verarbeitungslogik der Dokumente entgegen (ein Teil ausgewählter Dokumentationstypen in der virtuellen Aktenmappe des Kunden wird beim Scannen mittels Trennblättern getrennt), so dass das Aufkleben des Barcodes auf das erste Blatt grundsätzlich keinen Sinn hätte, dann könnten die Einzelheiten dieses Vorgangs – selbst das Einplanen von besonderen Verarbeitungsmodi – so festgelegt werden, dass sie an Ihre Bedürfnisse angepasst sind.

Mit der vorgenannten Lösung kann die Indexierung vermieden werden – alle Daten werden in die Datenbank beim Abschluss des Vertrags mit dem Kunden eingegeben. Ausgewählte Informationen werden laufend in das elektronische Archiv übertragen (selbst wenn die jeweilige Dokumentation erst erstellt wird) und die komplette Papierdokumentation wird beim Ausdruck der Vorlage mit dem Barcode mit den Daten im elektronischen Archiv in Verbindung gebracht, wodurch diese Daten beim Einscannen den dazugehörigen Bildern automatisch zugeordnet werden können.

Das System funktioniert nach dem Prinzip „Eins-zu-Eins“, aber bei anderen Lösungen verwenden wir auch das Prinzip „Eins-zu-Vielen“ (eine Vorlage entspricht mehreren Datensätzen in der Datenbank: das Scannen erfolgt einmal, der Platz im System wird von Bildern nur einmal beansprucht, aber der Zugriff erfolgt mittels mehreren Datensätzen). Da wir eigene Software verwenden, kann die Verarbeitungslogik entsprechend geplant und die Anwendungen daran angepasst werden. Wir bemühen uns, die Anzahl der notwendigen Vorgänge zu minimalisieren und somit Situationen zu vermeiden, die das Auftreten von Fehlern begünstigen.

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