Case Study

Klient z sektora sprzedaży detalicznej chemii budowlanej

Istotną kwestią dla grup kapitałowych jest sprawny przepływ i dostęp do informacji oraz dokumentów w poszczególnych spółkach grupy. Firma ESOD podjęła wyzwanie stworzenia i wdrożenia systemu archiwizacji elektronicznej oraz integracji autorskiego rozwiązania z SAP R/3 w grupie kapitałowej z branży sprzedaży detalicznej chemii budowlanej.  Implementacja rozwiązania miała miejsce nie tylko w spółkach w Polsce, lecz także Niemczech. Celem wdrożenia powyższego rozwiązania było uporządkowanie wiedzy zawartej w dokumentach firmowych oraz skrócenie czasu wyszukiwania potrzebnych informacji. Wielowarstwowa struktura przedsiębiorstwa determinowała konieczność stworzenia jednego archiwum, obejmującego wszystkie dokumenty firmowe, do których dostęp w tym samym czasie mogą mieć upoważnieni pracownicy spółek należących do grupy. Zastosowane przez ESOD rozwiązanie oparte zostało na- współpracującej z wydajnymi skanerami - aplikacji do przetwarzania dokumentów esSCAN. Program posiada wbudowane mechanizmy automatycznego opisywania dokumentów oraz walidacji wprowadzonych indeksów. Jest skalowalny – używa protokołu komunikacyjnego TCP/IP, posiada budowę Client – Server. Umożliwia nadawanie uprawnień dla osób wprowadzających, jak i przeglądających dokumenty.

Zdaniem przedstawicieli firmy procesy zarządzania dokumentami mają wysoką wartość biznesową. Koszty inwestycji w innowacyjne metody organizowania, dystrybuowania oraz w pracę z dokumentami zwracają się bardzo szybko. Zastosowanie elektronicznej formy dokumentów - jako standard w polskich firmach należących do grupy kapitałowej - znacznie przyspieszyło ich obieg. Rozproszone dotychczas druki, stały się dostępne dla uprawnionych użytkowników aplikacji w dowolnym czasie. System esSOFT jeszcze bardziej skrócił czas dotarcia do potrzebnych informacji. Archiwum Elektroniczne pozwala uniknąć powielania tego samego dokumentu w kilku egzemplarzach, dzięki czemu firma zredukowała do minimum archiwum tradycyjne.

Klient z sektora bankowego

Uruchomienie procesu skanowania dokumentacji przychodzącej wiąże się ze szczegółowym przemyśleniem wszystkich konsekwencji wdrożenia planowanych rozwiązań. Aby zobrazować sposób, w jaki pracujemy z dokumentami naszych Klientów, prezentujemy rozwiązania stosowane przez nas we współpracy z Klientem z sektora bankowego, dla którego przetwarzamy dokumentację,  wykorzystując następujący model:

Nasz Klient udostępnia wybrane informacje o umowach i klientach, eksportując je do naszej bazy. Po zawarciu umowy i skompletowaniu dokumentacji początkowej na miejscu,  tworzona jest przez Klienta wirtualna teczka. Proces kończy się wydrukowaniem formatki z kodem i opisem dokumentacji (jest tam dokładny spis wszystkich kartek i stron, zarówno skanowanych, jak i nieskanowanych, w rozbiciu na główne typy dokumentacji i poszczególne rodzaje). Tak szczegółowy opis jest wymagany przez Klienta, ale nie jest on z naszej strony konieczny, choć pozwala weryfikować pracę archiwizatorów u Klienta i w Esodzie (nawet na poziomie pojedynczej strony). Zarejestrowany dokument trafia do pojemnika, który przekazywany jest do transportu, a my ostatecznie go odbieramy, weryfikując przewóz i poszczególne pojemniki. Każda z tych operacji jest rejestrowana elektronicznie (jest też możliwość drukowania potwierdzenia papierowego z tego samego systemu). Transporty przybywają do nas raz w tygodniu. Dysponujemy  przystosowanym samochodem do przewozu dokumentów „wrażliwych”, transport jest chroniony przez osoby z odpowiednimi  uprawnieniami. Otrzymujemy pojemniki z kliku centrów z dokumentacją bankową różnego typu.

Drukowanie formatki z kodem kreskowym można zamienić na generowanie i drukowanie samego kodu, który będzie naklejony bezpośrednio na dokumencie (lub wręcz wykorzystanie kodów z taśmy, które będą wiązać dany znak z określonym zestawem w systemie).

Jeżeli na przeszkodzie stałaby logika przetwarzania dokumentów (część z wybranych typów dokumentacji w wirtualnej teczce Klienta jest dzielona przy skanowaniu za pomocą przekładek), naklejenie kodu na pierwszą stronę zasadniczo nie miałoby sensu, wówczas szczegóły operacji - nawet zaplanowanie specjalnych trybów przetwarzania - można ustalić  w taki sposób, by dostosować je do Państwa potrzeb.

Zastosowanie powyższego rozwiązania eliminuje konieczność indeksowania - wszystkie dane są wprowadzone do bazy danych w momencie podpisywania umowy z Klientem. Wybrane informacje trafiają na bieżąco do archiwum elektronicznego (nawet jeśli dokumentacja jest dopiero przygotowywana),  a w momencie drukowania formatki z kodem - papierowy komplet jest  wiązany z danymi z archiwum elektronicznego, co umożliwia automatyczne przypisane tych danych do obrazów w momencie skanowania.

System działa na zasadzie jeden do jednego, ale w innych wykorzystywanych przez nas rozwiązaniach stosujemy również zasadę  jeden do wielu (jedna formatka odpowiada wielu rekordom bazy danych: skanowanie odbywa się raz, miejsce w systemie zajmowane jest przez obrazy raz, ale dostęp następuje po wielu rekordach). Ponieważ stosujemy własne oprogramowanie, można odpowiednio zaplanować logikę przetwarzania i dostosować do niej aplikacje. Kierujemy się zawsze tym, by  minimalizować konieczne do wykonania operacje, a co za tym idzie eliminować sytuacje sprzyjające powstawaniu błędów.

Ab Ab Ab